Casi todos los negocios que conocemos funcionan sobre un Excel. A veces sobre varios. Y casi nunca es un problema al principio. El Excel es rápido, lo entiende todo el mundo y no cuesta nada. El problema llega sin avisar, el día que el negocio ha crecido y la hoja no.
No hay un tamaño de empresa a partir del cual toca cambiar. Hay señales. Si reconoces tres o más de estas, el Excel ya te está costando más de lo que te ahorra.
Siete señales de que ya no da más de sí
- Solo lo entiende una persona. Si esa persona se pone enferma o se va de vacaciones, el negocio se para o alguien hace las cosas a ciegas.
- Hay una copia en cada ordenador. Nadie sabe cuál es la buena. Dos personas cambian la misma celda y se pierde el cambio de una de ellas.
- Copias datos a mano de un sitio a otro. Del Excel a la factura, del mensaje de WhatsApp al Excel, del Excel al correo del transportista. Cada copia es una ocasión de equivocarse, y se tarda.
- Los errores cuestan dinero. Un precio mal calculado, un pedido que salió sin el recargo, una fecha que nadie actualizó. Si en el último año has perdido dinero por un dato mal copiado, cuenta cuánto.
- Has dejado de hacer cosas porque la hoja no las permite. No mandas recordatorios, no sabes qué cliente lleva meses sin volver, no comparas un mes con el anterior. No porque no quieras, porque es demasiado trabajo.
- Tardas en contestar al cliente. Pedir presupuesto, saber si hay stock o cuándo llega el pedido obliga a abrir tres archivos y hacer cuentas. El cliente espera, o se va.
- La hoja se ha vuelto lenta o se rompe. Fórmulas que tardan, pestañas que nadie se atreve a tocar, una macro que hizo alguien que ya no está. Eso no es un sistema, es equilibrismo.
Dos señales de que todavía no
También hay que decirlo al revés. A veces el Excel es la respuesta correcta y lo que se necesita es ordenarlo, no sustituirlo.
- El proceso cambia cada mes. Si todavía no sabes cómo quieres trabajar, un programa a medida fija algo que no está maduro. Primero ordena el proceso en papel. Cuando lleve seis meses igual, hablamos.
- Lo que necesitas ya lo hace un programa estándar que cuesta poco al mes. Facturación, citas, nóminas. Para eso hay herramientas buenas y baratas. Un programa propio tiene sentido cuando tu forma de trabajar es distinta de la del manual.
La pregunta no es si el Excel está lleno. Es cuántas horas al mes se van en sostenerlo y cuánto cuesta cada error que se cuela.
Por dónde empezar sin gastar de más
No por todo. Por el proceso que más duele. Apunta durante una semana cada dato que copias a mano de un sitio a otro y cuánto tardas. Ordena la lista por horas. El primero de la lista es el que conviene quitarse de encima, y suele ser uno solo.
Es lo que hicimos con Jardineras Meraki, un fabricante de jardineras a medida. No se construyó un sistema para toda la empresa. Se atacó un proceso, el que más tiempo se llevaba.
Antes
Cada ficha técnica, cada coste y cada tarifa de transporte se calculaban a mano, pedido a pedido.
Después
Una aplicación genera la ficha y el coste de cada jardinera y calcula el paletizado y el transporte antes de confirmar el pedido.
Lo demás sigue como estaba.
Si decides dar el paso, pide tres cosas a quien lo haga. Que te enseñe las pantallas dibujadas antes de programar nada, porque cambiar un dibujo cuesta minutos y cambiar código cuesta días. Que la primera versión útil llegue en semanas, no en meses, y la pongas en uso por partes. Y que tus datos se puedan exportar a Excel en cualquier momento, sin pedir permiso. El Excel no desaparece. Deja de ser el sistema y pasa a ser lo que siempre debió ser, una herramienta para mirar los datos.
Si quieres saber si tu caso es de ordenar el Excel o de sustituirlo, cuéntanos cómo trabajas hoy. La radiografía es gratuita y la mitad de las veces aparecen procesos que sobran antes de hablar de ningún programa.
